杭州工业冷气机组

时间：2024-11-06

**绩效自评报告编写误区——如何更好地符合申报要求

在申报质量管理奖的过程中，许多申报单位在编写自评报告过程中，存在这样那样的认识偏差，导致较终的结果事与愿违。我们对咨询过程中遇到的常见编写误区总结如下：

序号	存在的问题	具体体现
1	缺乏特色，过于
简单	?报告整体形式过于单一、没有特色；
?本想简练地编辑材料，以求在规定字数篇幅内回答所有质量奖要求，但
往往是删除了太多必要的内容，以至于对过程的描述含糊不清；
?……
2	过于频繁套用准则中的原文	? 过于套用准则中的用词，以为会让评审员感觉材料非常符合标准而给
较高的分值，其实不然；
? 过于套用准则中的原文，往往难以形成自己的特色，也难以获得评审高分。
?……
3	用实例代替过
程的描述
	? 有的申奖者没有对过程进行系统的描述，往往采取实例来代替。如：：“我们通过多种方法来确定顾客的要求”。然后举一个实例来说明顾
客需求被识别的一种情况，但没有明白你是如何来识别顾客要求的。
?只要准则对某个过程提出了要求，就必须对过程进行全面、系统的描述或绘制一个详细的流程图。
?……
4	当需要用实例时没有举例	?这是对上一种错误的反例。此时需要有一两个实例来帮助说明一个过
程。实例可以为过程所用的系统性方法提供证据，还能增加过程描述的可信性。
?这里需要注意的是，在举出实例之前，首先需要对过程进行系统的描述。当你运用实例时，要确认这些实例时否具有典型的意义，并解释这种情况是否为典型情况。
?实例可以帮助评审员了解你的公司，使他们更容易理解你的过程和方法是如何运行的。
5	仅对少数绩效测量指标提供数据	?在自评报告的过程类目中说明了20多个不同的关键绩效指标，而在结果类目中只报告了其中的五六个，评审员会认为你选择了绩效较好的几个指标予以汇报，而其他数据可能是因为绩效不佳而没有汇报。
?在准则类目1至类目6中提到的测量指标均应在类目7中给出数据和明确的说明。
6	过多的前后参照引用	?每个条款要尽可能地进行独立的解释，但是对不同条款的回答需要相互协调一致。必要时，可以参看其他条款的信息，而不必在自评报告中重复叙述。
?当通过前后参照的方式来提供有关要点的回答时，需要指明页码、条款号和具体的要点。例如：“有关人力资源工作系统的总体方法在*28页、5.1a中所述。”
?应该尽量减少前后参照的次数，毕竟让评审员前后寻找信息时一件麻烦的事。当每个要点能够独立地解释时，应当避免过多的前后参照引用。

7	该引用数据的
时候使用文字
叙述	?类目7的所有要点需要提供结果的数据、趋势和对比。任何时候在准则中看见“趋势”、“结果”或“数据”、“对比”时，你应该知道这是一个提示，这时你的回答中应该包括图形和数据。这一点总是被误解，审奖者有时在标准明确需要提供数据时提供了一个过程的描述，或者仅仅是对结果进行一个叙述性的总结，而没有附加图形和统计数据。在图形中加入叙述性的总结是非常好的，但是后者不能代替关键绩效指标的数据。类目7应该通过图形/图表来解释绩效。

8	提供了与要点
无关的信息	?错误地理解某些要点，导致“答非所问”。
?力求信息的“多”，导致没有切中要点。 
?……
9	使用太多的缩写词	?使用缩写时，没有考虑这种缩写是非普遍，有时使用生僻的缩写词会给质量奖评审员造成很大困难。
?如果有可能，你需要完全避免使用缩写词，或者在自评报告中附有缩写词表。

10	使用太多的行业技术或管理术语	? 有些申奖者认为行业技术或管理术语能体现组织的特点，以及引起评审员的注意，但往往不是这样，这样反而会使评审员反感；
?质量奖评审员很可能像对你的行业缩写词一样对这些术语也不熟悉。消灭术语的一个办法是让公司外的某些人，或是新员工在定稿前来审阅一下你的材料。

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